En utilisant Placetel avec Webex, vous pouvez planifier de prochaines réunions et inviter les participants à la réunion souhaitée via votre portail client ou l’environnement en ligne de Webex.

Programmer des réunions (simple)

Planifier des réunions

  1. Dans votre compte client Placetel, cliquez sur Réunions.

  2. Cliquez sur Créer une réunion.

  3. Un formulaire s’ouvre et vous permet d’entrer toutes les informations relatives à la réunion.

Navigation dans réunions

Créer un formulaire de réunion

En cliquant sur Créer une réunion, tous les participants désignés recevront une invitation.

En outre, la zone Réunions en attente s’affiche désormais sous le formulaire. Vous y trouverez vos prochaines réunions triées par date.


Activez la fonction de réunion

Pour pouvoir utiliser la fonction de réunion, celle-ci doit être activée une fois au préalable.

Au plus tard après avoir configuré votre première réunion, vous serez averti que l’authentification est toujours requise. Cliquez sur « Authentification requise » pour vérifier votre compte Webex et utiliser la fonction de réunion.

Démarrage du processus d’authentification

Étape 1 : connectez-vous à Cisco Webex

Cliquez sur le bouton bleu Déverrouiller les réunions maintenant et préparez vos identifiants Webex. Dans la section supérieure « Identifiants de votre employé », nous avons décrit où vous pouvez trouver les données de connexion.

Étape 2 : conditions d’utilisation de l’API

Vous serez redirigé vers la capture d’écran suivante :

Étape 2 : acceptez l’utilisation de l’API

Lisez les conditions d’utilisation de l’API et acceptez-les en cliquant sur Accepter.

Étape 3 : démarrer la réunion

Après avoir accepté les conditions d’utilisation lors de l’étape 2, vous serez redirigé vers votre compte client Placetel.

Terminé. Désormais, vous pouvez utiliser votre fonction de réunion et vous pouvez également démarrer les réunions en temps opportun à partir de votre compte client.

Planifier des réunions (avancé)

Si vous souhaitez planifier des réunions avec davantage d’options et de paramètres, vous devez utiliser le portail Webex.

Identification

Au cours du processus de création de réunion, vous serez invité à entrer les données de connexion pour Webex.

Nous vous montrerons à l’avance où les trouver.

  1. Naviguez dans le compte client Placetel via Webex jusqu’à l’élément de menu Utilisateur.

  2. Vous obtiendrez une vue d’ensemble de tous les employés répertoriés dans votre compte. Cliquez sur l’employé dont vous souhaitez connaître les identifiants.

  3. Vous recevrez un aperçu de toutes les données de votre employé. Sous Webex Teams, vous pouvez alors observer le nom de connexion (toujours une adresse e-mail ici) et le mot de passe. Il s’agit des paramètres que vous spécifiez toujours lorsque vous y êtes invité.

Vue d’ensemble des employés

Identifiants Webex

Création via le portail Webex

  1. Dans votre compte client Placetel, cliquez sur Réunions sur des portails.
    Navigation dans réunions

    Vous y trouverez l’élément de menu Portail Webex. Cliquez sur le bouton bleu du portail Webex.

  2. Vous serez ensuite redirigé vers la plateforme en ligne Cisco Webex. Si vous n’êtes pas encore inscrit, veuillez vous inscrire en cliquant sur le bouton S’inscrire.

    Si vous êtes déjà connecté, faites défiler jusqu’au point 3.

    Pour vous connecter, vous devez saisir vos données de connexion ou celles de votre employé dans le masque de connexion. Vous devrez peut-être effectuer cette saisie plusieurs fois.

  3. Vous serez ensuite dirigé directement vers l’interface web de Webex.

    Vous y trouverez les options Commencer la réunion et Planifier un rendez-vous. Vous observerez également un aperçu de toutes les réunions imminentes.

    Planifier ou rejoindre une vue de réunion

  4. Pour planifier une réunion maintenant, cliquez sur le bouton gris Planifier une réunion.

    Vous accédez ensuite à la fenêtre de saisie où vous pouvez saisir toutes les informations concernant la réunion.

    Vous pouvez également inviter vos futurs participants à la réunion directement ici.

Portails

Bouton Portail Webex

Connectez-vous à Cisco Webex

Lorsque vous vous connectez au portail Webex, vous devez entrer vos identifiants plusieurs fois

Planifier une réunion via le portail Webex

Nous avons résumé les explications concernant les options de configuration ci-dessous.

Une fois l’ensemble des informations saisies, vous pouvez cliquer sur Planifier et enregistrer le rendez-vous. Tous les invités recevront une notification du rendez-vous.

→ Pour démarrer une réunion directement, cliquez sur le bouton vert Démarrer la réunion.

Démarrer la réunion

Configuration des options

Planifier une réunion

① Type de réunion

Vous pouvez sélectionner 3 types de réunion dans le menu déroulant. Leurs différences sont détaillées comme suit :

  • Réunion Webex Broadworks standard : les réunions standard peuvent être créées une seule fois ou sous la forme d’une série de rendez-vous. Les invités à la réunion peuvent y être conviés. Chaque réunion possède une URL individuelle.

  • Réunion Webex Broadworks standard plus chiffrement de bout en bout : il s’agit de réunions dans des espaces personnels. Elles conviennent le mieux aux réunions improvisées et aux réunions consécutives où l’organisateur de la réunion reste dans une salle de réunion pour tenir plusieurs réunions et où les participants souhaitent la rejoindre à des moments différents.

  • Conférence personnelle Webex : une réunion de conférence personnelle est une réunion uniquement audio, similaire à une conférence téléphonique.

② Objet et mot de passe de la réunion

Le sujet de la réunion correspond également au nom de la réunion. Le sujet que vous entrez ici sera affiché dans les invitations, dans le calendrier, dans les rappels et plus tard dans la réunion elle-même.

Le mot de passe est une fonction de sécurité. Si un mot de passe est activé pour une réunion, Il n’est possible d’assister à la réunion qu’avec le mot de passe correct.

Vos invités recevront automatiquement le mot de passe par e-mail lorsque vous serez invité à la réunion. Pour plus d’options touchant au mot de passe, voir Afficher les options avancées.

③ Date et heure de la réunion

Dans cette zone, vous entrez la date et l’heure auxquelles la réunion doit avoir lieu.

Vous et vos invités serez également tenus informés du rendez-vous par e-mail.

④ Inviter les participants

Vous pouvez entrer ici les adresses e-mail des participants que vous souhaitez inviter à cette réunion.

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